Деловое общение: правила и приёмы

Приемы эффективной коммуникации

Любой человек живет в обществе и зависим от него. Даже самые отчаянные домоседы, возможно не напрямую, но вступают в межличностные связи. И для работы, и для бытовых социальных связей будет полезна эффективная коммуникация. Приемы и навыки общения можно развить и улучшить – это сделает жизнь любого человека намного проще.


Хотите в процессе общения получать позитив? Вам будет полезно узнать некоторые приемы повышения эффективности коммуникации:

  1. Научитесь внимательно слушать то, что говорят. Следует не просто смотреть на собеседника во время разговора, но и слегка наклониться, кивать головой, задавать уместные наводящие вопросы. Этот прием позволит максимально точно понять точку зрения собеседника.
  2. Говорите четко, кратко и по существу. Чем яснее сформулирована мысль, тем больше вероятности, что ее поймут и воспримут правильно.
  3. Включайте в свой арсенал не только вербальную, но и невербальную коммуникацию. Примите такую же позу, как и собеседник, старайтесь использовать только открытые жесты, не касайтесь лица во время беседы.
  4. Следите за эмоциональной окраской речи. Она должна быть умеренной, но настолько, чтобы собеседник понял вашу заинтересованность в вопросе.
  5. Овладейте приемами ораторского искусства. Умение владеть голосом позволяет ускорить развитие эффективной коммуникации. Четкая артикуляция, правильный тембр и выверенная громкость сделают позитивным любое сообщение.
  6. Овладейте техническими средствами коммуникации. Любому взрослому человеку необходимо уметь пользоваться телефоном, факсом, “Скайпом”, электронной почтой. Навык письменного общения следует развивать регулярно.

Это лишь основные приемы, предназначенные для облегчения и улучшения межличностного общения.

Упражнения по эффективной коммуникации

Участники моих тренингов знают, что чем актуальнее тема и эмоциональнее дискуссия,тем неотступнее нужно следовать руководству по достижению взаимовыгодной коммуникации.Процесс внимательного и активного слушания протекает гораздо естественнее, еслинесколько раз применить данные правила на практике.

  • Решите, сколько времени каждый из вас будет говорить непрерывно.
  • Смотрите друг на друга и наблюдайте за мимикой и жестами. Вас не должныразделять посторонние предметы, а расстояние между вами должно быть комфортным,примерно метр-полтора.
  • Определите, кто говорит первым. Пока один излагает мысль, другой внимательнослушает и наблюдает. Слушатель концентрируется на словах собеседника, его интонациии телодвижениях, чтобы потом пересказать сообщение. Говорящий останавливается послетрех-пяти фраз – вполне достаточно для того, чтобы слушатель уловил смысл, и нетак много, чтобы забыть суть сказанного.
  • Слушатель пересказывает слова, описывает жесты и мимику говорящего безкакойлибо интерпретации и исправлений. Если говорящий взял слишком высокий темп,слушатель может прервать его словами:
  • «Минутку, позвольте мне удостовериться, что я понял то, что вы сказали ранее».
  • После того как слушатель изложил свою версию, говорящий указывает, в чемтот прав, исправляет ошибки и подтверждает, что его услышали и уловили вербальныеи невербальные посылы.
  • Упражнение продолжается до тех пор, пока говорящий не закончит и не почувствуетудовлетворение от того, что его поняли. Затем участники меняются ролями (можно дажепоменяться местами) и повторяют все сначала.

Чтобы пересказать чью-то мысль, требуется внимание к словам говорящего, его интонациии жестам. Вы должны обеспечить обратную связь в виде квинтэссенции вербальных и невербальныхсигналов

Излагая мысли собеседника, вы преследуете следующие цели:

Фокусируете внимание на собеседнике, вместо того чтобы осуждать, пререкатьсяили искать решение. Демонстрируете уважение и искреннюю попытку понять. Проверяете, все ли правильно поняли. Позволяете собеседнику прояснить смысл изложенного, а также узнать иныезначения обращения. Например, можно сказать: «Ваши слова говорят о том, что вы обижены,но интонация и сжатый кулак заставляют меня думать, что, скорее всего, даже рассержены».. Воспользуйтесь данным руководством хотя бы раз, а затем обращайтесь к нему помере необходимости

Главное – слушать друг друга, а не пререкаться. Компании, взявшиена вооружение навыки активного слушания, легко сметают преграды, мешающие общению,переговорам и продуктивной командной работе

Воспользуйтесь данным руководством хотя бы раз, а затем обращайтесь к нему помере необходимости. Главное – слушать друг друга, а не пререкаться. Компании, взявшиена вооружение навыки активного слушания, легко сметают преграды, мешающие общению,переговорам и продуктивной командной работе.

Межличностное общение

В разработку проблем межличностного общения внесли вклад такие теоретические направления как:

  • бихевиоризм;
  • когнитивизм;
  • психоанализ;
  • ролевая теория;
  • гуманистическая психология .

Для бихевиоризма ключевым фактором, определяющим социальное поведение, являются внешние стимулы; для когнитивных теорий — внутренние мотивации; для психоанализа — неосознаваемые влечения; для ролевой теории — ролевые предписания; основная идея гуманистической психологии — способность человека к самосовершенствованию.

Мотивы общения

Мотивы, побуждающие к общению, могут быть различными, от эгоистически-манипулятивных до альтруистически-бескорыстных. Устанавливая отношения с другими людьми, человек может стремиться к тому, чтобы властвовать, производить впечатление, поддерживать имидж дружелюбного и доброжелательного человека и т. д. Однако наиболее важными человеческими потребностями, реализуемыми в общении, считаются потребность в аффилиации (доверительном общении) и потребность в альтруизме (потребность заботиться о других).

Влияние на психику

По наблюдениям психотерапевтов, оптимальный уровень общения зависит от психотипа личности. Если для экстравертов допустим и даже необходим для хорошего самочувствия высокий уровень общения и внимания со стороны окружающих, то для интровертов, избыточный уровень общения может приводить дискомфорту и эмоциональному выгоранию. Таким людям врачи рекомендуют тщательно регулировать уровень общения, ограничивая его до приемлемого уровня.

Кодекс делового общения иной

1) принцип кооперативности — «твой вклад должен быть таким, какого требует совместно принятое направление разговора»; 2) принцип достаточности информации — «говори не больше и не меньше,  чем требуется в данный момент»; 3) принцип качества информации — «не ври»; 4) принцип целенаправленности — «не  отклоняйся от темы! сумей найти решение»; 5) «выражай мысль ясно и убедительно для, собеседника»; 6) «умей слушать и понять чужую мысль»; 7) «умей учесть индивидуальные особенности собеседника ради интересов дела».

Если один собеседник ориентируется на принцип  «вежливости», а другой — на принцип кооперативности, они могут попасть в нелепую, неэффективную коммуникацию.  Следовательно, правила общения должны быть согласованы и соблюдаться обоими участниками.

Тактика и техника деловой беседы требуют особого отдельного разговора.

Свойства личности, влияющие на эффективность общения

На процесс коммуникации влияют не только общие факторы, касающиеся всех участников, но и индивидуальные личностные характеристики отдельного человека:

Экстраверсия-интроверсия. Экстраверты более активны, открыты окружающим, быстро идут на контакт, что обусловливает их большую успешность в коммуникации в сравнении с интровертами, которые склонны к уединению, сдержанны, стараются не выражать своих эмоций на людях.

Эмпатийность. Высокая способность человека сопереживать окружающим способствует лучшему восприятию эмоций собеседника, что положительно отражается на коммуникации. Личности же, не склонные к эмпатии, часто вызывают ответное равнодушие, что усложняет возможность эффективного общения с ними.

Агрессивность. Такая черта характера, как агрессивность, говорит о склонности личности к агрессивному поведению в различных ситуациях.

Данная особенность поведения затрудняет коммуникацию, часто вызывает отторжение у собеседника и ответную негативную реакцию, снижает вероятность продления доверительного контакта.

Толерантность. Терпимость к собеседнику помогает избежать конфликтных ситуаций, принять его точку зрению, что создает благоприятную почву для создания компромиссных решений, несмотря на разницу во взглядах.

Психология общения с наглыми людьми


В жизни нам встречаются разные люди, и мы должны быть готовы к любому общению. Часто на нашем жизненном пути встречаются наглецы – это люди, которые бессовестно и нагло ведут себя ради достижения собственной цели и выгоды. Они не считаются ни с чьим мнением, не заботятся о чувствах других людей и считают, что они всегда правы.

С наглыми людьми можно вести себя по-разному. Например, отвечать хамством на хамство, игнорировать, вестись на манипуляцию, ставить на место. Все зависит от ситуации и того, кто перед вами. Нахамить начальнику будет чревато, к примеру.

  1. Первое, что вам нужно сделать, это не бояться говорить «нет». Нужно проявить жесткость и не вестись ни на какие уговоры и манипуляции. Если не понимает отказа, начинайте игнорировать.
  2. Постарайтесь не опускаться до уровня наглеца, как бы сильно вам не хотелось нагрубить. Так вы будете вовлечены в его грязную игру и вряд ли сможете словесно победить прирожденного хама.
  3. Основная цель наглеца – это вывести вас из равновесия, заставить поступить так, как нужно ему. Поэтому постарайтесь сохранять терпение и спокойствие. Доведите его до сумасшествия своим спокойствием и пусть идет ищет другую жертву.
  4. Никогда и никому не позволяйте нарушать ваши личные границы и лезть не в свое дело. Вы имеете полное право защищать свое личное пространство.

Вы должны понимать, что все методы эффективного общения строятся на понимании себя и собеседника. Вы должны научиться разбираться в людях, понимать, с кем имеете дело. В любом случае, уважение, принятие и осознание ценности каждого человека – основа успешного общения.

Интерактивное общение: виды

В современном обществе, в котором прогрессируют различные технологии, интерактивное общение имеет больше способов реализации, чем несколько десятилетий назад.

Технологии дают нам больше способов интерактивного общения

Основными видами интерактивного общения являются:

  1. Трудовая деятельность коллектива. Решение поставленных задач в трудовом коллективе — самый распространенный вид интерактивного общения. Совместная деятельность для достижения желаемого результата характерна для любого коллектива. Помимо реальных бесед, обсуждений на помощь приходят компьютерные технологии: «Skype для бизнеса» — общение в реальном режиме времени нескольких собеседников (переписка, беседа в режиме «конференция») с возможностью обмена файлами.
  2. Обучение. Любое занятие в школе, колледже, университете – это вид интерактивного общения. Широко используется дистанционное обучение с помощью специальных программ («Skype»), во время которого преподаватель и ученик, используя интерактивные наушники, могут находиться на дальнем расстоянии друг от друга, но это не помешает нормальному протеканию учебного процесса.
  3. Организация свободного времени и проведение досуга. Взаимодействие организаторов и исполнителей любого мероприятия также является формой интерактивного общения.

Телевидение и радио сегодня для проведения многих передач используют интерактивные методы. Обратная связь со зрителями или слушателями в прямом эфире позволяет создать интересные программы.

Интерактивное общение в Интернете

С появлением Интернета сбылась многовековая мечта пользователей телефоном – видеть собеседника. И не только.

Сегодня можно видеть собеседника, который находится на другом конце земного шара, даже в своем телефоне

Интерактивное общение в Интернете в реальном режиме времени появилось не так давно.


С увеличением скорости передачи данных появилась возможность общаться посредством аудио- и видеосвязи:

  1. Серверы интерактивного общения. Всемирная паутина обладает тысячами серверов Internet Relay Chat (IRC), посредством которых интерактивное общение становится доступным. Подключиться к такому серверу может любой пользователь. Общаться можно с любым посетителем этого сервера, возможны коллективные беседы.
  2. Общение в чатах. Самый простой и всем полюбившийся разговор — обмен сообщениями с клавиатуры. Окно с сообщениями видят сразу все участники беседы. В случае оборудования компьютера звуковой картой, микрофоном, наушниками, акустическими колонками можно обмениваться голосовыми сообщениями. Реальная беседа в одно и то же время возможна только между двумя участниками. Для того, чтобы во время разговора видеть друг друга, к компьютерам должны быть подключены видеокамеры. Обычные аналоговые видеокамеры подключают к видеоплатам, цифровые камеры подключаются к параллельному порту компьютера. Ноутбуки продаются с уже встроенными видеокамерами. Айфоны, смартфоны, айпэды имеют встроенную фронтальную камеру.
  3. Специальное программное обеспечение. Таких программ много, например, NetMeeting (входит в состав Internet Explorer), Skype.

Кроме того, для интерактивного общения в Интернете необязательно иметь персональный компьютер. Это позволяют сделать сегодня мобильные устройства связи.

Сила активного слушания

Сила активного слушания ярче всего проявляется в работе отдела по обслуживанию клиентов и в ходе переговоров. Чем качественнее работает его персонал, тем меньше жалоб и больше удовлетворенных клиентов и повторных обращений.

Хорошо обученные сотрудники отдела предлагают прекрасное обслуживание, учатся избегать споров и стараются сглаживать конфликтные ситуации.

Мой тренинг по эффективной коммуникации включает упражнения по слушанию, предполагающие деление аудитории на подчиненных (или клиентов) и руководителей (или сотрудников отдела обслуживания). Первоначальная цель — выслушать хотя бы три предложения, а затем перефразировать сказанное, пока говорящий не подтвердит, что услышан и понят. Когда участники демонстрируют, что разделяют разочарование или раздражение клиента, тот умеряет свой пыл. Один настоящий покупатель даже сказал: «О, вы так милы. Я думал, вы будете со мной спорить или обвинять во лжи».

Как-то раз на семинаре в строительной компании инженеры прервали речь и начали спорить и искать решение проблемы еще до того, как подчиненный закончил фразу. Даже в условиях ролевой игры дискуссия была довольно жаркой. Когда вы пытаетесь выразить свое недовольство и обиду, а вас не слушают, это очень раздражает.

Потребовалось несколько дней практики, прежде чем сотрудники строительной компании научились выслушивать десять предложений подряд и стали точно перефразировать то, что пытался сказать говорящий. Несколько участников тренинга (преимущественно среди мужской аудитории) рассказали мне во время перерыва, что эти занятия помогают и в общении с женой. На что я ответил: «Если хотите добиться большего, время от времени вставляйте слова “Продолжай” и “Ты права”».

Естественно, активное слушание помогает не толь ко в личных отношениях, но и в работе сервисной службы, в сфере управления персоналом и т. д. Помимо всего прочего, если внимательно слушать собеседника, времени на то, чтобы придумать контраргументы или оправдать свою позицию не остается. Поглощенность речью демонстрирует одобрение и позволяет говорящему чувствовать себя комфортно и раскрываться еще больше. А это означает больше удовлетворенных клиентов, повторные обращения и рост продаж. Навыки эффективной коммуникации напрямую влияют на прибыль любого бизнеса.

Психологические приемы влияния

1. Смотрите кому-то в глаза, когда получаете неудовлетворительный ответ.

Иногда нам не нравится ответ на вопрос, который мы получаем, а порой мы его просто не понимаем. Вместо того, чтобы повторять вопрос или задавать другой, посмотрите собеседнику в глаза. Это заставит его почувствовать себя загнанным в угол, и заставит его разъяснить свои мысли.

2. Оставайтесь спокойным, когда кто-то повышает на вас голос.

Приложите большие усилия, чтобы сохранить спокойствие. Когда человек повышает голос, он обычно злится, а наше поведение может невольно провоцировать его. Если вы остаетесь спокойным, чувство гнева собеседника быстро затухает, наступает чувство вины, и человек обычно первый начинает просить прощения.

3. Придвиньтесь к зачинщику, чтобы избежать нападения.

Если вы отправляетесь на встречу, и знаете, что среди присутствующих будут агрессивные люди, а разговор может накалиться, или вы можете подвергнуться негативной критике, сядьте рядом с этим человеком.

Вы можете чувствовать себя неуютно или неловко, но непосредственная близость обычно снижает уровень агрессии, которую обидчик пытался применить.

4. Запоминайте имена других людей.

Если хотите пользоваться популярностью среди своих коллег и сверстников, возьмите привычку называть людей по именам, когда вы с ними разговариваете. Человек невольно чувствует себя особенным, когда его называют по имени.

5. Напишите свои мысли, когда вы испытываете стресс или тревогу.

Мы все в какой-то момент чувствуем стресс или тревогу. Напишите свои мысли в этот момент в дневник и закройте его. Хотите верьте, хотите нет, нам вам будет намного легче сконцентрироваться на других вещах, когда вы поделились своими чувствами. Когда вы делитесь, вы снимаете часть нагрузки со своей психики.

Факторы

Каковы факторы, способствующие эффективному общению? На успешный исход коммуникации положительно влияют следующие факторы:

  1. Благоприятная обстановка, в которой происходит разговор. Например, если ситуация, которая подразумевает интимность, конфиденциальность общения, располагает к тому, чтобы общающиеся не были услышаны окружающими, это будет способствовать доверительному разговору.
  2. Совместимые психологические характеристики участников беседы. Сюда относятся пол, возраст, характер и темперамент участников.

    Как правило, коммуникация более успешна у людей близкого возраста, также некоторые типы людей по характеру и темпераменту лучше взаимодействуют между собой.

  3. Одинаковый социальный статус. Взаимодействие будет более успешным у людей, принадлежащих к одному социальному классу.
  4. Доверительная атмосфера в коллективе, его сплоченность. Например, при установившихся доброжелательных нормах поведения в коллективе профессиональное взаимодействие будет на порядок эффективнее, чем в коллективе, в котором каждый привык защищать только лишь собственные интересы.
  5. Общие цели и мотивы у взаимодействующих людей. Если ситуация подразумевает достижение общей цели, как правило, между партнерами гораздо быстрее устанавливается взаимопонимание, ведущее к успешной коммуникации.

Каковы факторы, снижающие эффективность общения? Данные факторы значительно снижают положительный исход коммуникации:

  1. Не соответствующая обсуждаемой теме обстановка. Например, при попытке обсудить конфиденциальный разговор в общественном месте реципиент — тот человек, которому адресовано сообщение, будет избегать обсуждения.
  2. Различный социальный статус. Между людьми, относящимися к разным социальным классам, часто возникает барьер при коммуникации.

    Он обусловлен внутренними предпосылками о своей принадлежности к другому классу, ощущением своего превосходства или, напротив, неполноценности.

  3. Разобщенность в коллективе. Эффективность делового общения значительно снизится, если по устоявшимся нормам в коллективе каждый должен сам защищать собственные интересы — даже с осознанием того, что это негативно повлияет на решение профессиональных задач.
  4. Различные цели. При изначальном стремлении достичь различных целей, особенно при невозможности удовлетворяющего все стороны компромисса эффективность коммуникации снижается.

Психологические приемы общения

6. Давайте себе меньше выбора, когда не можете принять решение.

Некоторые люди считают, что лучше иметь большой выбор и больше информации, и, как правило, они предпочитают иметь больше. Однако слишком большой выбор может парализовать вас.

Существуют свидетельства того, что максимальное число вариантов, которое мы можем рассмотреть за один раз, равно четырем.

Чтобы лучше принимать решения, давайте себе меньше выбора. Это даст вам время, чтобы рассмотреть каждый из них и достаточно пространства для поиска новых вариантов.

7. Правильная осанка повышает уверенность.

Этот психологический прием применим как в работе, так и в повседневной жизни. Как стать увереннее в себе? Лучший способ – это начать с осанки. Таким образом, вы расширяете свое пространство. 

8. Надежный способ выиграть в «Камень, ножницы, бумага».

Когда вы начинаете играть в игру, задайте вашему оппоненту любой вопрос перед игрой. Это как правило, собьет с толку вашего соперника и, скорее всего, он выкинет «ножницы».

9. Заставьте человека чувствовать себя нужным, когда просите о помощи.

Если вам нужна чья-то помощь, начните с фразы: «Мне нужна ваша помощь…» Нам нравится чувствовать себя нужными, и мы не любим чувство вины. Когда вы начинаете разговор с этой фразы, вы вероятнее получите помощь, в которой нуждаетесь.

10. Согрейте руки перед рукопожатием.

Знаете ли вы, что холодные руки ассоциируются с недоверием? Если вы собираетесь пожать руки или прикоснуться к кому-то, согрейте их. Это способствует дружелюбной атмосфере.


С этим читают